Zentrale Service Einheit - Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Die Zentrale Service Einheit (ZSE) der Stiftung Preußischer Kulturbesitz unterstützt die Präsidentin. Sie arbeitet für die Stiftung in ihrer Gesamtheit und ist in Verwaltungsfragen zentraler Dienstleister für alle 25 Einrichtungen der SPK.

Die Villa von der Heydt ist Sitz der Präsidentin der Stiftung Preußischer Kulturbesitz. © SPK / Tomek Kwiatosz

Unterstützung für die Präsidentin

Der Präsidialbereich beschäftigt sich mit Grundsatzfragen und wissenschaftlichen und kulturpolitischen Themen aus dem Bereich der Präsidentin, die für die Stiftung einrichtungsübergreifend relevant sind. Dort angesiedelt sind auch die Gesamtprojektleitung und Projektleitungen für die Reform der SPK und Verantwortlichkeiten für stiftungsweite Querschnittsaufgaben.

Die Abteilung Medien, Kommunikation und Veranstaltungen bündelt die Öffentlichkeits- und Medienarbeit, das Marketing und die Veranstaltungen der SPK. Sie setzt sich insbesondere mit stiftungsübergreifenden und kulturpolitischen Themen auseinander. Hier sind die Pressestelle und die Online-Redaktion angesiedelt. Wichtige Veröffentlichungen wie der SPK-Jahresbericht und das SPK-Magazin werden von der Abteilung redaktionell verantwortet. Die Abteilung konzipiert und organisiert Veranstaltungen zu stiftungsübergreifenden Themen.

Die ZSE als Dienstleister für die Einrichtungen der SPK

Die Abteilung Haushalt und Finanzservice, Innerer Dienst der ZSE verantwortet die nachfolgenden Aufgabenbereiche:

• Die Sponsoring- und Fundraisingaktivitäten der SPK werden in der Abteilung in Abstimmung mit den Einrichtungen stiftungsweit koordiniert, dokumentiert und umgesetzt.
• Das Referat Haushalts- und Finanzservice ist zuständig für das Haushalts- und Rechnungswesen der Stiftung von der Haushaltsaufstellung bis zur Jahresrechnung. Es unterstützt die Einrichtungen in allen Haushaltsangelegenheiten und übernimmt eine übergreifende Steuerungsfunktion für den Stiftungshaushalt. Gleichzeitig bewirtschaftet das Referat direkt den Haushalt für die ZSE und die Staatlichen Museen zu Berlin sowie die stiftungsweiten Spenden und Sondervermögen. Dazu erfolgt im Referat die Programmadministration für die Haushaltssoftware MACH und die zentrale Betreuung bei Fragen und Zugriffsrechten zum Haushaltssystem des Bundes (HKR).
• Stiftungsweit koordiniert die Abteilung durch das Referat Ausstellungs- und Drittmittelprojekte die Antragstellung für Drittmittel. Für die ZSE und die Staatlichen Museen zu Berlin verantwortet dieses Referat auch die Bewirtschaftung der eingeworbenen Drittmittel und des Ausstellungsbudgets der Staatlichen Museen zu Berlin.
• Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) führt sowohl einrichtungsbezogen als auch -übergreifend Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge über Bau-, Dienst-, Lieferleistungen und Konzessionen gemäß den vergaberechtlichen Bestimmungen durch. Ebenso ist sie zuständig für die Prüfung der Zulässigkeit zur Anwendung von Ausnahmetatbeständen, sofern öffentliche Aufträge ohne die Einholung von Vergleichsangeboten erteilt werden sollen, und Prüfung der Zulässigkeit von Auftragsänderungen im Rahmen des Nachtragsmanagements der SPK. Darüber hinaus ist sie stiftungsweite Servicestelle für vergaberechtliche Fragestellungen aller Art.
• Der Innere Dienst steuert zentral die Grundsatzangelegenheiten für den Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie die Umsetzung der Regelungen zur Arbeitszeit(-erfassung) in der SPK. Darüber hinaus zeichnet der Innere Dienst verantwortlich für die Haus- und Materialverwaltung der ZSE sowie die Kraftfahrangelegenheiten.

Die Personalabteilung in der ZSE ist zentrale Ansprechpartnerin in allen Personalfragen der Stiftung. Sie koordiniert die Stellenplanung und die Einstellung neuer Mitarbeiter. Sie betreut zudem die Beschäftigten und berät Führungskräfte.

Das zentrale Justiziariat ist der Ansprechpartner für alle Rechtsfragen in der Stiftung. Die Mitarbeiter*innen des Justiziariats beraten die Stiftungsleitung und die Kolleg*innen in den Einrichtungen insbesondere zu allen Eigentumsfragen rund um das Sammlungsgut der Stiftung, zu Vertragsfragen, zu erbrechtlichen Fragen, zum Urheberrecht und zu Rechtsfragen rund um die Benutzungsordnungen und die Bauprojekte der Stiftung. Sie nehmen außerdem Aufgaben im Bereich des Datenschutzes wahr.

Der Chief Information Officer (CIO) verantwortet die stiftungsweite strategische Ausrichtung und Steuerung der IT. Unterstellt ist ihm das Referat Organisation, dass die Einrichtungen der SPK unterstützt, Prozesse und Strukturen zu optimieren. Damit sorgt es für die optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Ressourcen. Durch das Referat wird die informationstechnische Versorgung aller Beschäftigten der ZSE sichergestellt. IT-Verfahren mit Verwaltungsbezug werden hier für die gesamte SPK betrieben.

Die Abteilung Bau und Technik vertritt die SPK als Bauherrin in allen Planungs- und Bauangelegenheiten. Hierfür ist sie zentraler Ansprechpartner der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien und die beteiligten Behörden des Bundes und der Länder. Die Abteilung begleitet die Projekte von der ersten Konzeptentwicklung bis zur Übergabe des fertigen Gebäudes und arbeitet dabei eng mit den Einrichtungen der SPK und dem Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) zusammen. Sie ist verantwortlich für übergeordnete Themen des Bauens wie z.B. die Gesamtbudgetplanung, den Aufbau des CAFM oder das Site-Management der Museumsinsel als UNESCO-Weltkulturerbe. Die Abteilung ist zudem zuständig für die strategische Planung und operative Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele der SPK im Baubereich. Außerdem leitet sie das 2020 für zehn Jahre beschlossene Sonderprogramm Bauunterhalt, das mit einem erheblichen Finanzvolumen für die Sanierung der Liegenschaften ausgestattet ist. Das Projektteam unterstützt die Einrichtungen gemeinsam mit dem BBR bei der Umsetzung der Maßnahmen und führt die Kostenkontrolle durch.

Die Interessen der Beschäftigten vertreten der Hauptpersonalrat und die örtlichen Personalräte der Einrichtungen sowie der ZSE. Zudem kümmern sich einzelne Beauftragte um Belange behinderter Menschen und um die Gleichstellung. Sonderbeauftragte nehmen die gesetzlichen Aufgaben des Datenschutzes und der Korruptionsprävention in der Stiftung wahr.

Die SPK hat sich zum Ziel gesetzt bis 2035 Klimaneutralität zu erreichen. In allen Arbeitsbereichen soll soziale, ökologische und ökonomische Nachhaltigkeit umgesetzt werden. Nachhaltigkeitsbeauftragte steuern und unterstützen den Prozess der Realisierung. Die Stabstelle Nachhaltigkeit ist in der ZSE beim Vizepräsidenten angesiedelt. 

Die Geschäftsstelle der Deutschen Digitalen Bibliothek wurde 2011 bei der Stiftung angesiedelt. Die Geschäftsstelle vertritt das Kompetenznetzwerk und unterstützt dessen Arbeit.

Das Verbundprojekt museum4punkt0 wird geleitet und koordiniert durch die Stiftung Preußischer Kulturbesitz. Ein Projektteam begleitet die einzelnen Vorhaben und koordiniert den Wissenstransfer.