FAQ zur Meldestelle für Hinweisgeber - Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Wir haben für Sie die wichtigsten Fragen zum HinSchG zusammengetragen. Gerade bei rechtlichen Fragen ist Vorsicht geboten, da es stets auf den Einzelfall ankommt. Die rechtliche Beratung des Hinweisgebers als auch die Sicherstellung von Vertraulichkeit im Hinweisgeberprozess sind erforderlich. Die folgenden FAQ ersetzen keine Prüfung der Rechtslage im Einzelfall. Sie stellen eine Orientierung, jedoch keinen verbindlichen Rechtsrat dar.

Anwendungsbereich: Welchen Anwendungsbereich legt das HinSchG fest?

Im persönlichen Anwendungsbereich des HinSchG ist festlegt, welche Personen geschützt sind. Es umfasst alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese nach dem Verfahren, das das Gesetz vorgibt, melden: Beschäftigte (Arbeitnehmer*innen, Beamt*innen, Auszubildende, Praktikat*innen), Leiharbeitnehmer*innen, Selbstständige oder Mitarbeiter*innen.

Das Gesetz gilt für die Meldung von Verstößen, die strafbewehrt sind und für die Meldung von bußgeldbewehrten Verstößen, wenn die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient sowie für die Meldung weiterer im Gesetz im einzelnen aufgezählte Rechtsverstöße.

Beschuldigtenschutz: Müssen auch die durch eine Meldung beschuldigten Personen geschützt werden?

Der Beschuldigtenschutz einerseits und Hinweisgeberschutz andererseits muss bei internen Ermittlungen auf Grund von Hinweisen besonders beachtet und ausgelotet werden.

Beweislastumkehr: Wer trägt die Beweislast dafür, dass eine unzulässige, arbeitsrechtliche Maßnahme gegen eine hinweisgebende Person erfolgt ist?

Benachteiligungen, Androhungen sowie der Versuch von Benachteiligungen gegen hinweisgebende Personen sind verboten. Bei einem Verstoß gegen dieses Verbot von Repressalien ist der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen. Der Arbeitgeber/Dienstherr muss bei einem erlittenen Nachteil nachweisen, dass dieser nicht mit der Meldung im Zusammenhang (Beweislastumkehr) steht. Die hinweisgebende Person muss jedoch mindestens darlegen und beweisen, dass eine Maßnahme eine Benachteiligung darstellt.

Datenschutz: Was muss datenschutzrechtlich beachtet werden?

Personenbezogene Daten

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen auch von der internen Meldestelle die Vorschriften über den Datenschutz eingehalten werden.  
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind in § 10 HinSchG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO festgelegt. Sofern die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 DSGVO für die Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle notwendig ist, muss die Meldestelle angemessene und spezifische Maßnahmen entsprechend § 22 Absatz 2 Satz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person vorsehen. 
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung muss hinreichend dokumentiert werden.

Information über die Datenverarbeitungen

Grundsätzlich bedarf es einer vollständigen Information über die Datenverarbeitungen gem. Art. 13 und 14 DSGVO gegenüber allen Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. An die gemeldeten Personen muss nach Art. 14 Abs. 5 Buchst. b DSGVO keine Datenschutzinformation ergehen, wenn dies den Ermittlungserfolg ernsthaft gefährden würde. Dies wird im Einzelfall geprüft werden.

Dokumentationspflicht: Wie lange und in welcher Form müssen die Meldungen dokumentiert werden?

Die Personen, die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes. Bei einer Meldung auf dem Anrufbeantworter oder per Telefon darf eine Aufzeichnung oder ein genaues Wortprotokoll nur erstellt werden, wenn die hinweisgebende Person der Aufzeichnung des Gespräches zustimmt, sonst wird nur eine Gesprächsnotiz gefertigt. Drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens muss die Dokumentation gelöscht werden, wenn nicht eine Dokumentation über einen längeren Zeitraum zur Erfüllung von Rechtsvorschriften nach dem HinSchG oder anderer Normen erforderlich und verhältnismäßig ist.

Externe Meldestelle: Dürfen sich hinweisgebende Personen auch direkt an externe Stellen wenden?

Eine externe Meldestelle ist eine Behörde, an die mündlich oder schriftlich Informationen über Fehlverhalten mitgeteilt werden können.

Hinweisgebende Personen dürfen wählen, ob sie sich zunächst an die interne oder an die externe Meldestelle der zuständigen Behörde wenden.

Eine zentrale externe Meldestelle ist beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet. Auch werden bestehende Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und beim Bundeskartellamt als weitere externe Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten weitergeführt. 

Sie sollten jedoch in den Fällen, in denen wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

Falschmeldungen: Welche Konsequenzen könnte eine Falschmeldung haben?

Eine falsche Verdächtigung im Rahmen einer Meldung könnte in Einzelfällen weitreichende Folgen für die Betroffenen haben. Unter Umständen lassen sich die Auswirkungen nicht mehr gänzlich rückgängig machen. Aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen unrichtigen Meldung oder Offenlegung steht den Geschädigten ein Anspruch auf Ersatz des entstandenen Schadens zu. Die Identität von Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen melden, ist dann nach dem HinSchG nicht vor einer Weitergabe auch an die betroffene Person geschützt.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass meldende Personen möglichst genaue Angaben machen, wie sie vom Verstoß Kenntnis erlangt haben.

Hinweisgeber/Whistleblower: Welche Personen dürfen interne Meldungen über das Hinweisgebersystem abgeben?

Die zuvor in den Kontaktdaten genannten Meldekanäle stehen gegenüber allen offen, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit Verstöße festgestellt oder wahrgenommen haben: Beschäftigte (Arbeitnehmer*innen, Beamt*innen, Auszubildende, Praktikat*innen), Leiharbeitnehmer*innen, Selbstständige oder Mitarbeiter*innen.

IT-Abteilung: Darf die IT-Abteilung meines Unternehmens Zugriff auf das Hinweisgebersystem für den IT-Support haben?

Die IT-Abteilung hat keinen Zugriff auf die Daten und Angaben im Hinweisgebersystem.

Know-How-Schutz: Dürfen über das Hinweisgebersystem Geschäftsgeheimnisse oder vertrauliche Informationen des Unternehmens gemeldet werden?

Hat die hinweisgebende Person einen ausreichenden Grund zu der Annahme, dass die Meldung auch die Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen bzw. vertraulichen Informationen notwendig macht, um einen Verstoß aufzudecken, dann steht sie im Schutz dieses Gesetzes.

Meldekanäle: Wie melden Sie als Beschäftigte Verstöße?

Sie können Informationen über Verstöße über die Kontaktdaten per Brief, Anrufbeantworter oder persönlich abgeben. Machen Sie dabei möglichst genaue Angaben über den Verstoß, den/die Beschuldigte*n und Ihre Kontaktdaten.

Es können auch anonyme Meldungen abgegeben werden, die auf ihre Aussage und Beweiskraft geprüft werden.

Schutz der Hinweisgeber: Wie werden Hinweisgeber geschützt?

Zu den Kernpflichten der SPK im Rahmen des Gesetzes zählt es, die Vertraulichkeit der Identität von hinweisgebenden Personen zu wahren und hinweisgebende Personen vor direkten oder indirekten Repressalien – einschließlich der Androhung und des Versuchs solcher Repressalien – zu schützen.

Die Meldekanäle sind entsprechend der Vorgaben des HinSchG sicher eingerichtet. Darüber hinaus wird auch die Vertraulichkeit der Identität von Dritten, die in der Meldung erwähnt werden, im Meldeprozess gewahrt.  Auf die Meldekanäle und die entsprechenden Informationen haben nur die wenigen für diese Aufgabe von der Stiftungsleitung ausgewählten Mitarbeitenden.

Verfahren: Was ist nach dem Eingang einer Meldung zu veranlassen?

Bei Eingang einer Meldung ist durch die interne Meldestelle nach § 17 HinSchG wie folgt zu verfahren:

• der hinweisgebenden Person spätestens nach sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen
• prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person halten
• die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen
• ggf. um ergänzende Information bitten
• angemessene Folgemaßnahmen ergreifen
• innerhalb von drei Monaten und sieben Tagen nach Eingang der Meldung der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung geben; die Rückmeldung soll die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese enthalten, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden
• die Hinweise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes dokumentieren; diese Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, wenn zur Bearbeitung des Hinweises oder nach anderen Rechtsvorschriften es nicht erforderlich und verhältnismäßig ist, die Dokumentation länger zu speichern