Datenschutzerklärung gemäß Art. 13 DSGVO für die Teilnahme an Videokonferenzen mit der Anwendung WebEx

Die Aufzeichnung einer Videokonferenz und die spätere Verwendung der Aufnahme sind nur nach ausdrücklicher Zustimmung aller Beteiligten erlaubt. Die heimliche Aufnahme ist als Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes nach § 201 StGB strafbar und wird bei Mitarbeiter*innen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz außerdem mit disziplinarischen Maßnahmen geahndet.

1. Verantwortliche Stelle

Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK)
Von-der-Heydt-Straße 16-18
10785 Berlin
Deutschland
Tel.: +49 (0)30 266 412889
E-Mail: info@hv.spk-berlin.de
Webseite: www.preussischer-kulturbesitz.de

2. Datenschutzbeauftragte

Datenschutzbeauftragte
Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Von-der-Heydt-Straße 16-18
10785 Berlin
Deutschland
Tel.: +49 (0)30 266 411414
E-Mail: Datenschutzbeauftragte@hv.spk-berlin.de

3. Datenkategorien

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie mindestens Angaben zu Ihrem Namen machen. Dies kann aber auch ein Pseudonym sein.

Im Rahmen der Nutzung werden durch die Anwendung WebEx folgende personenbezogene Daten verarbeitet: 

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse,
Profilbild (freiwillig)
Meeting-Metadaten:
Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte/Hardware-Informationen,
z.B. Browser
Bei Aufzeichnungen (freiwillig):
MP4-Datei aller Video-, Audio- und
Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Echtzeit.

Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. 

Zur Verarbeitung von Cookies finden Sie weitere Hinweise unter https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html

4. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Videokonferenz und damit die Datenverarbeitung dienen folgenden Zwecken:

  • der Durchführung von Arbeitsverträgen bei internen und externen Mitarbeiter*innen der SPK oder der Durchführung von Dienst- oder Werkverträgen bei anderweitig Beauftragten. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO, bei Gesprächen, die auf den Abschluss eines Vertrages abzielen, etwa im Bewerbungsverfahren.
  • der Durchführung von öffentlichen Vorträgen der verschiedenen Einrichtungen der SPK. Die Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs.1 StiftG.
  • Sollten ausnahmsweise Aufnahmen der Videokonferenz erstellt werden, erfolgt das nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Die Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

5. Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. 

6. Empfänger*innen

Empfänger*innen der personenbezogenen Daten sind andere Teilnehmer*innen der Videokonferenz.

Die Videokonferenz wird durch die SPK mithilfe des Produkts Webex des Unternehmens Cisco Webex durchgeführt. Cisco Webex ist ein Anbieter von Videokonferenzen, IPTelefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing. 

Sämtliche von Webex erbrachten Produkte und Leistungen zur Business-to-Business-Zusammenarbeit sind Teil des Cisco Collaboration Portfolios und werden insgesamt von Cisco Systems als Software as a Service (SaaS) erbracht. 

Die Datenschutzhinweise von Cisco sind unter https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html und hier https://trustportal.cisco.com abrufbar. 

Sämtliche Vorkehrungen zur Datensicherheit und nachgewiesenen Zertifizierungen zu Cisco Webex finden Sie unter https://trustportal.cisco.com

Hierbei kann es zu einer Datenübermittlung in Drittländer kommen. Die Videoinhalte werden verschlüsselt übertragen, so dass ein Zugriff des Dienstleisters ausgeschlossen ist. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur unter Wahrung der Vertraulichkeit und nur soweit eine Rechtsgrundlage hierfür vorliegt.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. 

Sie haben zusätzlich das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für die Stiftung Preußischer Kulturbesitz ist die Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BfDI) zuständig.

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