Sachbearbeiter*in im Bereich Zentrale Allgemeine Verwaltung (m/w/d)

Stellenausschreibung vom 14.01.2022

Bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz ist in der Zentralabteilung der Staatsbibliothek zu Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines Sachbearbeiter*in im Bereich Zentrale Allgemeine Verwaltung (m/w/d), Entgeltgruppe 9a TVöD, befristet bis zum 30. April 2024 mit der vollen tariflich geregelten Arbeitszeit, das sind zurzeit 39 Wochenstunden, zu besetzen. Eine Entfristung dieser Stelle wird angestrebt.

Die Staatsbibliothek zu Berlin ist eine Einrichtung der Stiftung Preußischer Kulturbesitz und eine der größten und leistungsfähigsten Bibliotheken Europas. Wir sprechen über 80 Sprachen, entwickeln Wissensressourcen von Weltrang und wollen mit modernsten Technologien internationalen Forschungsaustausch und freien Informationszugang fördern

Wir bieten einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem motivierten kleinen Team, das direkt der Abteilungsleitung zugeordnet ist.

Der/die Stelleninhaber*in übernimmt folgende Aufgaben insbesondere im Bereich Flächenmanagement sowie übergeordnete Aufgaben im Bereich der Arbeitssicherheit und des Notfallmanagements für die Bibliothek:

  • Einführen und Pflegen des Raumbelegungsmanagements der SBB
  • Führen des zentralen Raumbuchs
  • Implementierung, Ausbau und laufende Pflege eines effizienten Flächenmanagementsystems im Rahmen des Facility Management Service (FMS)
  • Erstellen von größeren Umzugsszenarien
  • Koordinieren der Raumbelegungsplanung sowie der Raumanforderungen
  • zentrale Abstimmung der unterschiedlichen Anforderungen und Entscheidungen über Zuweisungen
  • laufendes Koordinieren mit der zentralen FMS-Administration (in Zusammenarbeit mit der Hauptverwaltung der Stiftung Preußischer Kulturbesitz)
  • Übernahme von Parametrisierungsaufgaben im FMS soweit das Raummanagement betreffend und Übernahme der Belegungsdaten aus Drittsystemen
  • Bilden einer zentralen Anlauf- /Beratungsstelle für Fragen des Raum- und Flächenmanagements
  • Übernehmen der fachlichen und rechtlichen Gesamtkoordination der Arbeitssicherheit in der SBB
  • Erteilen rechtlicher Auskünfte
  • Organisieren und laufendes Überwachen aller Arbeitsplatzabnahmen für die Generaldirektion mit internen und externen Partner*innen
  • Mitarbeit im Bereich Krisen- und Notfallmanagement der SBB

Ihre Qualifikation und was wir erwarten:

  • Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder eine vergleichbare Qualifikation oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
  • Kenntnisse des Bundespersonalvertretungsgesetzes (BPersVG), des Bundesgleichstellungsgesetzes (BGleiG), des Sozialgesetzbuches IX (SGB IX) sowie des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und der relevanten arbeitsschutzrechtlichen Gesetze und Vorschriften sowie der internen Regelungen und Dienstvereinbarungen
  • Prozessverständnis für das Flächenmanagement
  • sehr gute Kenntnisse zum Aufbau der SBB, ihrer organisatorischen Einheiten und deren Aufgaben
  • gute Kenntnisse der MS Office-Programme (Word, Excel, Outlook)
  • ausgeprägte Fähigkeit zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten
  • ein ergebnis- und sachorientierter Arbeitsstil
  • eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit (Kommunikationsstärke)
  • soziale Kompetenz und Freude an Teamarbeit

Hiermit können Sie zusätzlich punkten:

  • sehr gute gestalterische und organisatorische Fähigkeiten
  • sehr gute theoretische und praktische Kenntnisse von CAFM-Systemen und dem Flächenmanagement-System
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in andere Kommunikationssoftware

Darauf dürfen Sie sich als Mitarbeiter*in bei uns freuen:

  • eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem kooperativen Team
  • einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler und verkehrsgünstig gelegener Lage
  • familienfreundliche Arbeitsbedingungen, z. B. durch eine flexible Arbeitszeit von 06.00 bis 21.00 Uhr (ohne Kernzeit)
  • 30 Tage Erholungsurlaub (bei einer 5-Tagewoche)
  • Möglichkeit zum Erwerb eines vergünstigten Tickets für den ÖPNV (Firmenticket)
  • Versicherung in der Altersvorsorge bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
  • vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Zuschuss zu Angeboten der Gesundheitsförderung

Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

Als interdisziplinäre Kultur- und Forschungseinrichtung gewährleistet die SPK die Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten ist grundsätzlich möglich.

Bitte richten Sie Ihr Anschreiben an den Generaldirektor der Staatsbibliothek zu Berlin, Dr. Achim Bonte, und senden Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bitte per E-Mail (möglichst in einem einzelnem PDF-Dokument bis zu 7 MB) unter Angabe der Kennziffer SBB-Z-14-2021 bis zum 28. Januar 2022 an:

Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Personalabteilung, Sachgebiet I 2 d, Von-der-Heydt-Str. 16-18, 10785 Berlin - E-Mail: bewerbungsmanagement@hv.spk-berlin.de

Bei einer Bewerbung in Papierform fügen Sie bitte nur Kopien bei, da wir die Unterlagen nicht zurücksenden können, es sei denn, Sie fügen einen frankierten Rückumschlag bei.

Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet. Genaue Informationen erhalten Sie hier: www.preussischer-kulturbesitz.de/karriere/datenschutz.html

Ansprechpartner für Fragen zum Aufgabengebiet: Herr Altenhöner (Tel.: 030 - 266 43 1400)

Ansprechpartnerin für Fragen zum Bewerbungsverfahren: Frau Prietz (Tel.: 030 - 266 41 1740)

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