Mitarbeiter*in im Bereich Zentrale Allgemeine Verwaltung (m/w/d)

Stellenausschreibung vom 14.01.2022

Bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz ist in der Zentralabteilung der Staatsbibliothek zu Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines Mitarbeiter*in im Bereich Zentrale Allgemeine Verwaltung (m/w/d), Entgeltgruppe 6 TVöD, unbefristet mit der vollen tariflich geregelten Arbeitszeit, das sind zurzeit 39 Wochenstunden, zu besetzen.

Die Staatsbibliothek zu Berlin (SBB) ist eine Einrichtung der Stiftung Preußischer Kulturbesitz und eine der größten und leistungsfähigsten Bibliotheken Europas. Wir sprechen über 80 Sprachen, entwickeln Wissensressourcen von Weltrang und wollen mit modernsten Technologien internationalen Forschungsaustausch und freien Informationszugang fördern. Die Zentralabteilung gewährleistet alle administrativen Prozesse im Bereich des Verwaltungshandelns der Bibliothek.

Wir bieten einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem motivierten kleinen Team, das direkt der Abteilungsleitung zugeordnet ist.

Folgende Aufgaben übernehmen Sie insbesondere im Bereich der Arbeitssicherheit, des Notfallmanagements, der Gremienarbeit und des Vertragsmanagements für die Abteilung und die Bibliothek:

  • umfassendes Betreuen von Arbeitsplatzabnahmeverfahren und Organisieren von Gremienbegleitungen
  • zentrales Verwalten der Sicherheitsbeauftragten (Bestellen, Einweisen / Schulen, Klären von allgemeinen Anfragen zu den Aufgaben und Fortbildungsbedarfen)
  • Notfallmanagement: Begleiten und Organisieren von Sitzungen
  • Unterstützen bei der Einleitung, Begleitung und Betreibung von Beteiligungsverfahren der Gremien
  • Zuarbeiten bei der Entgegennahme von Anfragen / Anträgen / Erteilung von Zwischenbescheiden
  • Beantworten einfacher und mittelschwerer Anfragen der zentralen Gremienarbeit sowie der allgemeinen Verwaltung der Zentralabteilung
  • Unterstützen des Vertragsmanagements

Ihre Qualifikation und was wir erwarten:

  • abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine Ausbildung im administrativ-kaufmännischen Bereich oder in einem Verwaltungsberuf mit einschlägiger auf das Aufgabengebiet bezogener Erfahrung oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
  • Kenntnisse des Bundespersonalvertretungsgesetzes (BPersVG), des Bundesgleichstellungsgesetzes (BGleiG), des Sozialgesetzbuches IX (SGB IX) sowie des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und der relevanten arbeitsschutzrechtlichen Gesetze und Vorschriften
  • nachgewiesene Kenntnisse der entsprechenden Vorschriften und Regelwerkskataloge
  • Kenntnisse des Vertragsrechts im Bereich von Dienstleistungen (verschiedene Typen von Service- und Wartungsverträgen)
  • gute Kenntnisse der MS Office-Programme (Word, Excel, Outlook)
  • ausgeprägte Fähigkeit zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten
  • ein ergebnis- und sachorientierter Arbeitsstil
  • eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit (Kommunikationsstärke)
  • soziale Kompetenz und Freude an Teamarbeit

Hiermit können Sie zusätzlich punkten:

  • gute Kenntnisse zum Aufbau der SBB, ihrer organisatorischen Einheiten und deren Aufgaben
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in andere Kommunikationssoftware

Darauf dürfen Sie sich als Mitarbeiter*in bei uns freuen:

  • eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem kooperativen Team
  • einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler und verkehrsgünstig gelegener Lage
  • familienfreundliche Arbeitsbedingungen, z. B. durch eine flexible Arbeitszeit von 06.00 bis 21.00 Uhr (ohne Kernzeit)
  • 30 Tage Erholungsurlaub (bei einer 5-Tagewoche)
  • Versicherung in der Altersvorsorge bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
  • vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Zuschuss zu Angeboten der Gesundheitsförderung

Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

Als interdisziplinäre Kultur- und Forschungseinrichtung gewährleistet die SPK die Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten ist grundsätzlich möglich.

Bitte richten Sie Ihr Anschreiben an den Generaldirektor der Staatsbibliothek zu Berlin, Dr. Achim Bonte, und senden Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bitte per E-Mail (möglichst in einem einzelnem PDF-Dokument bis zu 7 MB) unter Angabe der Kennziffer SBB-Z-15-2021 bis zum 28. Januar 2022 an:

Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Personalabteilung, Sachgebiet I 2 d, Von-der-Heydt-Str. 16-18, 10785 Berlin - E-Mail: bewerbungsmanagement@hv.spk-berlin.de

Bei einer Bewerbung in Papierform fügen Sie bitte nur Kopien bei, da wir die Unterlagen nicht zurücksenden können, es sei denn, Sie fügen einen frankierten Rückumschlag bei.

Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet. Genaue Informationen erhalten Sie hier: www.preussischer-kulturbesitz.de/karriere/datenschutz.html

Ansprechpartner für Fragen zum Aufgabengebiet: Herr Altenhöner (Tel.: 030 - 266 43 1400)

Ansprechpartnerin für Fragen zum Bewerbungsverfahren: Frau Prietz (Tel.: 030 - 266 41 1740)

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