Sekretär*in (m/w/d) der Abteilungsleitung Bau und Technik

Stellenausschreibung vom 25.11.2021

Bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz - Bundesbehörde - ist in der Hauptverwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Sekretär*in (m/w/d) der Abteilungsleitung Bau und Technik, übertariflich Entgeltgruppe 5 TVöD, befristet für zwei Jahre zu besetzen.

Die Einstellung erfolgt nach § 14 Abs. 2 TzBfG. Die Ausschreibung richtet sich daher nur an Personen, die noch nicht in einem Arbeitsverhältnis zur Stiftung Preußischer Kulturbesitz gestanden haben.

Mit ihren international herausragenden Museen, Bibliotheken, Archiven und Forschungseinrichtungen zählt die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) zu den größten Kultur- und Wissenschaftsinstitutionen weltweit. Unter ihrem Dach verbindet sie in besonderer Weise Kunst und Kultur mit Wissenschaft und Forschung. Dies macht sie zu einer modernen, dynamischen und zukunftsorientierten Einrichtung. Sie spielt nicht nur eine zentrale Rolle im Kultur-, Bildungs- und Wissenschaftsleben, sondern ist auch eine der größten außeruniversitären Forschungseinrichtungen im Bereich der Geistes- und Sozialwissenschaften in Deutschland und darüber hinaus.

Aufgabengebiet:

Die Abteilung Bau und Technik betreut die baulichen und technischen Angelegenheiten sämtlicher Liegenschaften der SPK und koordiniert mit einem bedeutenden finanziellen Budget Erhalt, Sanierung, Neubau und Weiterentwicklung ihrer Gebäude. Sie ist dabei Ansprechpartner für alle Einrichtungen der SPK und vertritt die Rolle Bauherrschaft.

Die Vielfalt und Komplexität der anstehenden Projekte und Aufgaben bedeuten ein hohes Maß an Dynamik und Kooperation mit unterschiedlichsten Beteiligten im strategischen, planerischen und betrieblichen Bereich.

Die Abteilung befindet sich gerade neu im Aufbau. Für die Führung des Sekretariats der Abteilungsleiterin suchen wir eine engagierte und kompetente Verwaltungskraft mit Interesse am Themengebiet und am gemeinsamen Start der Abteilung.

Führen des Sekretariats der Abteilungsleitung Bau und Technik, insbesondere:

  • Termine planen und koordinieren
  • internationale Gesprächstermine koordinieren und überwachen
  • Besprechungen, Sitzungen und Besuche vorbereiten und die erforderlichen Unterlagen zusammenstellen
  • Telefongesprächsnotizen sowie Besprechungs- und Sitzungsprotokolle erstellen
  • Dienstreisen vorbereiten und organisieren
  • Tagungen, Vorträge und Workshops vorbereiten und organisieren sowie Protokolle führen
  • vertraulichen Unterlagen erstellen und verwalten

Bearbeiten von Verwaltungsangelegenheiten:

  • Telefonate vermitteln, Urlaubslisten führen, z.B. Ein- und Ausgangspost organisieren
  • Büromaterial beschaffen, verwalten und ausgeben
  • einrichtungsspezifische Dokumente ablegen und stetig aktualisieren

Unterstützen der Arbeit der Abteilungsleitung:

  • Recherche in fachlichen Datenbanken
  • Erstellen von Tabellen und Statistiken
  • Zusammenstellen von Übersichten

Anforderungen:

  • nachgewiesene, möglichst mehrjährige berufspraktische Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich
  • hohes Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
  • Grundkenntnisse in Statistik und Datenbankrecherche
  • englische Sprachkenntnisse
  • serviceorientiertes Denken und Handeln
  • freundliches und sicheres Auftreten
  • Eigeninitiative, Flexibilität und Belastbarkeit
  • souveräner Umgang mit gängiger Bürosoftware (Microsoft Office, Adobe, Videokonferenz-programme)

Erwünscht:

  • eine einschlägige Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder zu Fachangestellten für Bürokommunikation/ Büromanagement o. ä.

Wir bieten Ihnen:

  • einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in der Mitte Berlins
  • eine sehr gute Arbeitsatmosphäre
  • flexible Arbeitszeiten
  • 30 Tage Erholungsurlaub
  • Möglichkeit zum Erwerb eines VBB-Firmentickets
  • ein breites Spektrum an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • einen Zuschuss zu Angeboten der Gesundheitsförderung
  • sehr gute Sozialleistungen (z.B. betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder - VBL, vermögenswirksame Leistungen und eine Jahressonderzahlung im November)

Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten. Als interdisziplinäre Kultur- und Forschungseinrichtung bietet die SPK familienfreundliche Arbeitsbedingungen und gewährleistet die Gleichstellung von Frauen und Männern nach dem Bundesgleichstellungsgesetz. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten ist grundsätzlich möglich.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte per E-Mail (in einem einzelnen PDF-Dokument bis zu 7 MB) unter Angabe der Kennziffer HV-52-2021 bis zum 16. Dezember 2021 an:

Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Personalabteilung, Sachgebiet I 2 a, Von-der-Heydt-Str. 16-18, 10785 Berlin – E-Mail: bewerbungsmanagement@hv.spk-berlin.de

Bei einer Bewerbung in Papierform fügen Sie bitte nur Kopien bei, da wir die Unterlagen nicht zurücksenden können, es sei denn, Sie fügen einen frankierten Rückumschlag bei.

Bewerbungen können grundsätzlich nur zurückgesandt werden, wenn ein frankierter Rückumschlag beiliegt.

Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet. Genaue Informationen erhalten Sie hier: www.preussischer-kulturbesitz.de/karriere/datenschutz.html

Ansprechpartnerin für Fragen zum Aufgabengebiet: Frau Dr. Heizmann (Tel.: 030 - 266 41 1420)

Ansprechpartner für Fragen zum Bewerbungsverfahren: Herr Mittag (Tel.: 030 - 266 41 1710)

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