Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Stellenausschreibung vom 14.02.2020

Bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz - Bundesbehörde - ist am Ibero-Amerikanischen Institut - Preußischer Kulturbesitz - zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d), Besoldungsgruppe A 8 BBesO / Entgeltgruppe 7 TVöD, unbefristet zu besetzen.

Das Ibero-Amerikanische Institut (IAI) ist eine interdisziplinär orientierte Einrichtung des wissenschaftlichen und kulturellen Austausches mit Lateinamerika, der Karibik, Spanien und Portugal mit der größten europäischen Spezialbibliothek für den ibero-amerikanischen Kulturraum. Die Verwaltung des IAI gewährleistet u. a. die Umsetzung der Anforderungen aus der Bibliothek, der Wissenschaft, der Forschung und der Kultur im Bereich der Verwaltung und ist damit eine zentrale Querschnittsdimension des IAI.

Aufgabengebiet:

  • Prüfen und Zahlbarmachen von Rechnungen (rechnerische und sachliche Richtigkeit, Anordnungsbefugnis) einschließlich Klären von Unstimmigkeiten intern wie extern
  • Überwachen der Einnahmen und Annahme derselben
  • Titelprüfung und Abstimmen der Titel mit der Bundeskasse
  • Bearbeitung der Dienstreiseangelegenheiten inkl. Berechnen und Zahlbarmachen der Reisekostenerstattungen Externer (z. B. Beiratsmitglieder*innen, Gastwissenschaftler*innen)
  • Berechnen, Anmelden und Anweisen der laufenden Umsatzsteuervoranmeldung sowie Erstellen der Jahressteuererklärung
  • Unterstützung bei der Drittmittelverwaltung von Projekten und der Verwaltung von Stipendien und Fellowships
  • zentrales Erfassen von Vergaben des IAI nach der UVgO und VgV sowie Durchführen von Vergabeverfahren nach der UVgO für den Bereich der Verwaltung
  • Statistiken und Übersichten erstellen und pflegen
  • Mitarbeit bei allgemeinen Verwaltungsangelegenheiten
  • Mitarbeit im Personalwesen
  • Schlüsselverwaltung

Anforderungen:

  • Laufbahnbefähigung für den mittleren Dienst der Allgemeinen Verwaltung, abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Verwaltungslehrgang I oder eine vergleichbare Qualifikation oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • nachgewiesene gute Kenntnisse im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen und in einer Haushaltssoftware
  • Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht
  • sicherer Umgang mit MS-Office
  • Grundkenntnisse in Englisch
  • selbstständige, systematische, präzise und kooperative Arbeitsweise
  • gute mündliche wie schriftliche Ausdrucksweise
  • Teamfähigkeit

Erwünscht:

  • Berufliche Erfahrungen in der Allgemeinen Verwaltung sowie im Personalwesen
  • Kenntnisse der und Erfahrungen mit der Haushaltssoftware MACH
  • Kenntnisse des ZÜV- und HICO-Verfahrens
  • Kenntnisse des Steuerrechts
  • Spanische Sprachkenntnisse

Die Bereitschaft, die Arbeitszeitgestaltung den dienstlichen Erfordernissen anzupassen, wird vorausgesetzt.

Die Übernahme in ein Beamtenverhältnis kann erfolgen, wenn die laufbahnrechtlichen Voraussetzungen gegeben sind.

Wir bieten:

  • einen interessanten und anspruchsvollen Arbeitsplatz
  • flexible Arbeitszeitgestaltung im Team
  • betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) einschließlich der Möglichkeit der Entgeltumwandlung (nur Tarifbeschäftigte)

Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten. Als interdisziplinäre Kultur- und Forschungseinrichtung bietet die SPK familienfreundliche Arbeitsbedingungen und gewährleistet die Gleichstellung von Frauen und Männern nach dem Bundesgleichstellungsgesetz. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten ist grundsätzlich möglich.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen schicken Sie bitte ausschließlich in schriftlicher Form (keine Email und keine elektronischen Datenträger) unter Angabe der Kennziffer IAI-1-2020 bis zum 6. März 2020 an:

Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Personalabteilung, Sachgebiet I 2 e, Von-der-Heydt-Str. 16-18, 10785 Berlin

Beamtinnen und Beamte legen bitte eine aktuelle (nicht älter als zwölf Monate) dienstliche Beurteilung vor. Angestellte im Beschäftigungsverhältnis ein entsprechend aktuelles Zwischenzeugnis.

Bewerbungen können grundsätzlich nur zurückgesandt werden, wenn ein frankierter Rückumschlag beiliegt.

Ansprechpartnerin für Fragen zum Aufgabengebiet: Frau Drabent (Tel.: 030 - 266 45 1800),
Ansprechpartner für Fragen zum Bewerbungsverfahren: Herr Lohmar (Tel.: 030 - 266 41 1750).

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