Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Stellenausschreibung vom 12.02.2020

Bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz - Bundesbehörde - ist am Ibero-Amerikanischen Institut - Preußischer Kulturbesitz zum 1. Juni 2020 die Stelle Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d), Entgeltgruppe 6 TVöD, unbefristet zu besetzen.

Das Ibero-Amerikanische Institut (IAI) ist eine interdisziplinär orientierte Einrichtung des wissenschaftlichen und kulturellen Austausches mit Lateinamerika, der Karibik, Spanien und Portugal mit der größten europäischen Spezialbibliothek für den ibero-amerikanischen Kulturraum. Die Verwaltung gewährleistet die Umsetzung der Anforderungen aus der Bibliothek, der Wissenschaft, der Forschung und der Kultur im Bereich der Verwaltung und ist damit eine zentrale Querschnittsdimension des IAI.

Aufgabengebiet:

  • Prüfen und Zahlbarmachen von überwiegend aus Spanien, Portugal und Lateinamerika stammende Rechnungen inkl. Klären von Unstimmigkeiten
  • Überwachen der Einnahmen und Annahme derselben
  • Titelprüfung und Abstimmen der Titel mit der Bundeskasse
  • Erstellen und Pflegen von Statistiken und Übersichten
  • Durchführung von Direktaufträgen gem. § 14 UVgO für den Bereich der Verwaltung
  • Mitarbeit bei allgemeinen Verwaltungsangelegenheiten
  • Mitarbeit im Personalwesen
  • Bearbeiten von Dienstreiseangelegenheiten inkl. berechnen und zahlbarmachen der Reisekostenerstattungen Externer (z.B. Beiratsmitglieder, Gastwissenschaftler*innen)
  • Bearbeiten von Umsatzsteuerangelegenheiten inkl. berechnen, anmelden und anweisen der lfd. Steuerschuld sowie Abgabe der Jahresumsatzsteuererklärung
  • Postein- und Postausgänge in der Poststelle des IAI bearbeiten

Anforderungen:

  • abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Verwaltungslehrgang I oder eine vergleichbare Qualifikation oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Kenntnisse und Erfahrungen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen und in einer Haushaltssoftware
  • Erfahrungen in der Allgemeinen Verwaltung
  • sicherer Umgang mit Excel, Word, Outlook
  • Grundkenntnisse in Englisch
  • körperliche Belastbarkeit für die Tätigkeit in der Poststelle
  • systematische, präzise und kooperative Arbeitsweise
  • gute mündliche wie schriftliche Ausdrucksweise
  • Teamfähigkeit
  • Bereitschaft, die Arbeitszeitgestaltung den dienstlichen Erfordernissen anzupassen

Erwünscht:

  • Kenntnisse der und Erfahrungen mit der Haushaltssoftware MACH
  • Kenntnisse des ZÜV- und HICO-Verfahrens
  • Kenntnisse des Bundesreisekostenrechts
  • Kenntnisse und Erfahrungen im Vergaberecht
  • Spanische Sprachkenntnisse

Wir bieten:

  • einen interessanten und anspruchsvollen Arbeitsplatz
  • flexible Arbeitszeitgestaltung im Team
  • betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) einschließlich der Möglichkeit der Entgeltumwandlung
  • Tarifanspruch auf 30 Tage Urlaub im Jahr

Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten. Als interdisziplinäre Kultur- und Forschungseinrichtung bietet die SPK familienfreundliche Arbeitsbedingungen und gewährleistet die Gleichstellung aller Geschlechter nach dem Bundesgleichstellungsgesetz. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten ist grundsätzlich möglich.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen schicken Sie bitte ausschließlich in schriftlicher Form (keine Email und keine elektronischen Datenträger) unter Angabe der Kennziffer IAI-2-2020 bis zum 4. März 2020 an:

Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Personalabteilung, Sachgebiet I 2 e, Von-der-Heydt-Str. 16-18, 10785 Berlin

Bewerbungen können grundsätzlich nur zurückgesandt werden, wenn ein frankierter Rückumschlag beiliegt.

Ansprechpartnerin für Fragen zum Aufgabengebiet: Frau Drabent (Tel.: 030 - 266 45 1800),

Ansprechpartner für Fragen zum Bewerbungsverfahren: Herr Lohmar (Tel.: 030 - 266 41 1750).

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