Verwaltungssachbearbeiter/in

Stellenausschreibung vom 12.08.2019

Im Museum für Islamische Kunst der Staatlichen Museen zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines Verwaltungssachbearbeiterin/-sachbearbeiters (w/m/d), Entgeltgruppe 9a TVöD, mit der vollen tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 39 Wochenstunden) befristet bis zum 31. Dezember 2021 zu besetzen.

Das Museum für Islamische Kunst im Pergamonmuseum gehört zu den bedeutendsten und ältesten Sammlungen islamischer Kunst außerhalb der islamischen Welt. Im deutschen Sprachraum ist das international renommierte Haus einzigartig. Es beherbergt in enzyklopädischer Weise Meisterwerke der Kunst und Objekte materieller Kultur islamisch geprägter Gesellschaften und der mit ihnen lebenden christlichen und jüdischen Gruppen - einschließlich bedeutendster Architekturzeugnisse. Im Fokus liegen auch vorislamische Grundlagen, transregionale Bezüge und der kulturelle Umbruch der Moderne. Gegenwartspositionen sind dem Museum wichtig. Zahlreiche Veranstaltungen machen das Museum zu einer lebendigen Bühne des Berliner Kulturlebens. 

Das Museum für Islamische Kunst engagiert sich neben der allgemeinen Museumsarbeit besonders in den Feldern internationale Kooperationen der auswärtigen Kulturpolitik, politisch-gesellschaftlicher Bildung zum Thema Islam in Deutschland sowie Kulturerbe und Migration in und aus den Herkunftsländern der Sammlung. Die Programme sind vielfältig, innovativ und wurden mehrfach ausgezeichnet. Mit dem Alleinstellungsmerkmal als einziges deutschsprachiges Referenzmuseum zu Kunst und Kulturgeschichte der islamisch geprägten Welt werden besonders in Bezug zu den oben angerissenen Themenfeldern in der Museumarbeit neue Wege gesucht, die Inhalte der Sammlung in ihrer Breite und Tiefe verschiedenen gesellschaftlichen Gruppen zugänglich zu machen. Durch eine großzügige Förderung durch die Beauftragte für Kultur und Medien werden in der Initiative „Gemeinsame Zukunft“ auf Grundlage der Museumssammlung kulturelle und politische Bildungsprojekte an verschiedenen gesellschaftlichen Foren initiiert. Teamarbeit und eine freundlich, kollegiale Arbeitsatmosphäre werden bei uns großgeschrieben.   

Aufgabengebiet:

Verwalten und Kommunizieren des Projekts "Gemeinsame Zukunft" sowie der Outreach  Projekte des Museums unter Einbeziehung der Projektarbeiten des Museums für Islamische Kunst. 

Projektverwaltung

  • verwaltungstechnische Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektelementen innerhalb und außerhalb der Museen und den verschiedenen Projektpartnerinnen und –partnern
  • sach- und termingerechtes Erledigen von Verwaltungsaufgaben (z.B. Ein- und Ausgangspost 
  • führen, Telefonate vermitteln, Ansprechperson für die Zeiterfassungsstelle und das Personal der Einrichtung, Urlaubslisten führen)
  • Beschaffen, Verwalten und Ausgeben von Büromaterialien
  • Ablegen und Aktualisieren von projektspezifischen Dokumenten 

Finanzverwaltung

  • Vorbereiten von Abrechnungen und Angebotseinholungen, Finanzverwaltung, Kontrollieren der Projektgelder
  • Prüfen und Auswerten von Bewilligungsbescheiden hinsichtlich ihrer Vertragsbestandteile
  • Beraten und Unterstützen von Projektmitarbeiter/innen zur finanziellen Abwicklung ihrer Projekte nach den gesetzlichen Vorschriften und entsprechenden Förderrichtlinien sowie bei der Aufstellung von Finanzplänen
  • Vorbereiten und Ausarbeiten von Verträgen
  • Einrichten von Drittmittelkonten sowie Überwachen der Mittelein- und –abgänge
  • Finanzabwicklung in Verwendungsnachweisen gemäß den Programmvorgaben der Drittmittelgeber
  • Mitarbeiten an Monats- und Jahresabschlüssen
  • Statistische Auswertungen zum Drittmittelmanagement
  • Schnittstelle zur Finanzverwaltung der Hauptverwaltung

Projektsekretariat

  • Planen, Koordinieren und Überwachen von Terminen für das Team und von internationalen Gesprächsterminen
  • Vorbereiten und Organisieren von Tagungen, Vorträgen, Workshops, Besprechungen, Sitzungen und Besuchen, einschließlich des Zusammenstellens der erforderlichen Unterlagen
  • Erstellen von Telefongesprächsnotizen, Besprechungs- und Sitzungsprotokollen 
  • Vorbereiten und organisieren von Dienstreisen 
  • Bearbeiten interner und externer Korrespondenzen und Schriftsätze (auch in englischer Sprache)

Anforderungen

  • abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen 
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • sichere Beherrschung der modernen Bürokommunikation (MS Office-Paket)
  • gründliche und vielseitige Fachkenntnisse auf dem Gebiet des öffentlichen Haushalts- und Zuwendungsrecht des Bundes sowie des öffentlichen Vergaberechts
  • umfassende praktische Erfahrungen im Projektmanagement und in der Verwaltung von komplexen Fördermittelprojekten, möglichst in einer öffentlichen Institution im Kultur-/ Wissenschaftsbereich
  • praktische Erfahrungen im Finanz- und Rechnungswesen, möglichst im öffentlichen Dienst
  • strukturiertes, eigenständiges und sorgfältiges Arbeiten
  • Kommunikations- und Organisationsgeschick
  • Teamfähigkeit
  • Verhandlungsgeschick sowie Durchsetzungsvermögen
  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise

Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten. Als interdisziplinäre Kultur- und Forschungseinrichtung bietet die SPK familienfreundliche Arbeitsbedingungen und gewährleistet die Gleichstellung von Frauen und Männern nach dem Bundesgleichstellungsgesetz. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
    
Eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten ist grundsätzlich möglich.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen schicken Sie bitte ausschließlich in schriftlicher Form (keine Email und keine elektronischen Datenträger) unter Angabe der Kennziffer SMB-ISL-3-2019 bis zum 2. September 2019.

Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Personalabteilung, Sachgebiet I 1 d, Von-der-Heydt-Str. 16-18, 10785 Berlin

Bewerbungen können grundsätzlich nur zurückgesandt werden, wenn ein frankierter Rückumschlag beiliegt.

Ansprechpartner für Fragen zum Aufgabengebiet: Herr Prof. Dr. Weber (Tel.: 030 - 266 42 5201) 

Ansprechpartnerin für Fragen zum Bewerbungsverfahren: Frau Reinartz (Tel.: 030 – 266 41 1640) 

AP-Nr.: 1754

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